Ten artykuł to lista kontrolna. Kolejność ma znaczenie: kilka rzeczy trudno zmienić później, gdy w systemie są już kandydaci.

Ustawienia → Użytkownicy. Przy każdej osobie wybierasz rolę: Administrator, Rekruter albo Użytkownik zewnętrzny. Możesz też ustawić przełożonego — przełożony widzi projekty swoich podwładnych.

Ustawienia — lista użytkowników

Rolę wybierasz po kliknięciu ołówka przy osobie, w polu „Rola” okna „Edytuj użytkownika”. Przełożonego ustawiasz ikoną „Ustaw przełożonego” w tym samym wierszu.

Ustawienia → Ustawienia RODO. Tu decydujesz, jak długo trzymacie dane kandydatów i co uruchamia liczenie tego czasu: zamknięcie projektu, odrzucenie kandydata albo obie te rzeczy.

Zrób to przed pierwszą rekrutacją. Ustawienia RODO działają na przyszłość i nie przeliczają wstecz tego, co już się wydarzyło.

Ustawienia → Szablony etapów. Szablon to gotowy proces, który wstawiasz do nowego projektu jednym kliknięciem, zamiast budować etapy za każdym razem.

Jedna rzecz zaskakuje najczęściej: szablon kopiuje się do projektu tylko raz, w momencie tworzenia. Późniejsza zmiana szablonu nie zmienia projektów, które już powstały.

Ustawienia → Pola i tagi. Tu dokładasz własne pola i tagi — region, dział, priorytet, umiejętności. Warto zrobić to na początku, bo tagów używa się potem w filtrach, w kolumnach list i do ograniczania dostępu.

Ustawienia → Wiadomości automatyczne. System sam wysyła kandydatom potwierdzenie aplikacji oraz wiadomości przy zmianie etapu i przy odrzuceniu. Treści domyślne są gotowe do użycia, ale przeczytaj je i dopasuj do swojego tonu — to pierwsza rzecz, jaką kandydat dostaje od Waszej firmy.

Nową wiadomość dodajesz przyciskiem „Dodaj automatyczną wiadomość”, a w polu „Wysłane gdy” wybierasz zdarzenie, po którym ma wyjść.

Ustawienia → Synchronizacja e-mail i Synchronizacja kalendarza. Bez podłączonej skrzynki nie wyślesz kandydatowi wiadomości ręcznie — wiadomości ręczne wychodzą z Twojego własnego konta Gmail lub Office365, nie z systemu.

Na każdej z tych stron kliknij „Synchronizuj”.

Teraz możesz utworzyć rekrutację i dodać do niej zespół. Resztę znajdziesz w kolekcji „Projekty rekrutacyjne".