Jednym z najistotniejszych elementów systemu Element jest formularz umowy rekrutacyjnej. Formularz ten uzupełniamy zgodnie z treścią podpisanej z klientem umowy. Prawidłowe uzupełnienie formularza umowy zaoszczędzi Ci później sporo pracy, ponieważ Element wykorzystuje informacje wskazane w formularzu do automatycznego wykonywania za Ciebie szeregu czynności. Wszystko dla Twojej wygody i oszczędności Twojego czasu!
Poniżej omówienie poszczególnych elementów formularza umowy.
Aby rozpocząć pracę z formularzem umowy należ użyć przycisk Dodaj propozycję umowy przy usłudze Rekrutacje.
Adnotacja dla projektów OUTSOURCINGOWYCH i INNYCH: w przypadku tych rodzajów umów procedura jest uproszczona i po kliknięciu przycisku od razu przechodzimy do załączenia skanu podpisanej umowy, co umożliwi w kolejnym kroku utworzenie projektu.
Po kliknięciu Dodaj propozycję umowy przy usłudze Rekrutacje pojawi się następnie formularz umowy. Omówimy go punkt po punkcie.
Data podpisania umowy - nie wymaga specjalnego komentarza, prawda? :)
Zakaz pozyskiwania pracowników klienta - jeśli w umowie z klientem zawarto zapis o zakazie pozyskiwania pracowników klienta, to należy w tym miejscu potwierdzić taki zakaz. Odnotowanie tej informacji w tym miejscu spowoduje, że Element automatycznie zablokuje możliwość dodania do projektu kandydata, w którego CV Element znalazł firmę Twojego klienta. Innymi słowy to Element zamiast Ciebie będzie pamiętał, by sprawdzić, czy ten zakaz jest narażony na złamanie. Możesz pracować spokojnie, Element dba o Twoje relacje z Klientem.
Umowa marketingowa - zaznacz TAK jeśli w umowie wskazano, że możesz posługiwać się firmą Klienta w działaniach marketingowych.
Na wyłączność? - zaznacz TAK jeśli w umowie wskazano, że współpraca jest na wyłączność, tzn. Twoja agencja jest jedyną obsługującą klienta. Informacja ta przydatna jest m.in. do oceny rzeczywistej wartości projektów rekrutacyjnych i będzie wykorzystywana w raportach.
Email do faktur - jeśli ustalono, że faktury będą wysyłane elektronicznie, to w tym miejscu należy podać adres email, na jaki mają być wysyłane. Informacja ta będzie wykorzystywana przez Element podczas generowania protokołów faktury. Wystarczy zatem że raz wpiszesz tu adres i system już zawsze będzie wiedział gdzie kierować faktury wystawiane dla tego klienta.
Rekrutacja ciągła? - czy klient zgłosił stałe zapotrzebowanie na nowych kandydatów? Jeśli rekrutacja ma trwać nieprzerwanie i nie określono górnej granicy liczby wakatów, to należy potwierdzić, że mamy do czynienia z rekrutacją ciągłą.
Ilość wakatów - jeśli rekrutacja nie jest ciągła, to oznacza, że mamy określoną ilość wakatów do zapełnienia, jeden lub więcej. Wskazując tę informację w tym miejscu Element wykorzysta ją w raportach oraz w zamówieniach w myśl zasady, że Ty wpisujesz raz a system wpisuje za Ciebie we wszystkich innych miejscach. Wszystko dla Twojej wygody!
Opłata minimalna - jeśli w umowie wskazano, że opłata z tytułu realizacji projektu nie może być niższa niż pewna wartość, to w tym miejscu należy tę wartość podać. Element wykorzysta tę informację w module raportowania do określenia minimalnej wartości projektów realizowanych dla tego klienta.
Opłata wstępna - jest to opłata pobierana od klienta przed rozpoczęciem projektu rekrutacyjnego, o ile tak wynika z umowy. W tym miejscu należy wskazać wysokość opłaty wstępnej.
Opłata za wycofanie zamówienia - czyli tak zwane "cancelation fee", jest to opłata za wycofanie zamówienia przez klienta. Jeśli taką opłatę przewiduje Twoja umowa to wskaż w tym polu wartość tej opłaty.
Opłata za przedstawienie kandydata - nie mylić z opłatą za zaangażowanie (zatrudnienie) kandydata! Opłata za przedstawienie kandydata to opłata, którą klient ponosi w momencie, gdy kandydat zostanie przedstawiony przez agencję.
Opłata za zaangażowanie kandydata - to jest zazwyczaj końcowa opłata, która kończy realizację projektu, innymi słowy success fee. Zaangażowanie to po prostu różnie rozumiane zatrudnienie kandydata. Zatrudnienie kojarzy się zazwyczaj z umową o pracę a przecież współpraca może mieć różne formy, dlatego też w tym miejscu używamy szerzej rozumianego sformułowania "zaangażowanie". Płatność ta zwyczajowo naliczana jest na różne sposoby. W formularzu uwzględniliśmy różne możliwe sposoby jej naliczania, omówimy je poniżej:
Opłata stała - z góry określona kwota, np. 5000 zł. Jeśli kwota jest poniżej 1000 zł to system wyświetli ostrzeżenie z prawej strony tego pola "Wprowadzona opłata jest niestandardowa". System ostrzega tym sposobem przed ewentualnymi błędami, np. w przypadku gdy ktoś przypadkiem zamiast 8000 wpisze 800.
% wynagrodzenia - różne formy rozliczenia procentowego. Proszę zwrócić uwagę na to, że mam osobne pola dla stawek liczonych od wynagrodzenia miesięcznego, rocznego, brutto oraz netto. Podana w tym miejscu wartość będzie wykorzystywana w różnych częściach systemu (np. protokoły faktur, raporty pokazujące wartości projektów). Podaj raz i poprawnie by więcej nie musieć się tym zajmować!
Brak - można umówić się z klientem, że projekt kończy się na przedstawieniu kandydata. W takim wypadku nie będzie opłaty za zaangażowanie i należy zaznaczyć to pole.
Gwarancja - tu odnotowujemy czy w umowie uwzględniono gwarancję, na jaki okres oraz jakie są konsekwencję zgłoszenia gwarancji (np. przedstawienie 3 kandydatów, ponowne przeprowadzenie procesu rekrutacyjnego, zwrot opłaty rekrutacyjnej itp).
Okres znajomości kandydata - jeśli Twoja umowa przewiduje, że kandydata może być uznany za kandydata należącego do klienta tylko w przypadku, gdy kandydat ten aplikował do klienta w np. w ostatnich 6 miesiącach, to właśnie w tym polu należy wskazać ten uzgodniony okres czasu. Co ważne, informacja wskazana w tym polu będzie wyświetlana klientowi w Panelu Klienta podczas przedstawiania kandydatów do weryfikacji. Oczywiście o ile będziesz pracować z klientem na Panelu Klienta (do czego bardzo zachęcamy!).
Termin zakończenia umowy - jeśli umowę zawarto na czas określony to tu wskazujemy termin jej zakończenia.
Termin płatności - informacja o terminie płatności faktur będzie wykorzystywana m.in. w protokołach faktur.
Osoba, która wynegocjowała umowę - jeśli nie Ty jesteś osobą, która była odpowiedzialna za pozyskiwanie tego klienta, to możesz z listy pracowników Twojej firmy wskazać tę osobę. Informacja będzie wykorzystywana m.in. w raportach ale może być też wykorzystywana w rozliczaniach, jeśli Twoja firma przewiduje rozliczenie za pozyskanie klienta.
Osoba reprezentująca firmę - tu należy wskazać osobę, z którą należy kontaktować się w zakresie rozliczeń usług.
Treść umowy - pole nie jest wymagane, można w tym miejscu wkleić treść umowy.
Po zapisaniu treści umowy pojawi się możliwość załączenia skanu podpisanej umowy:
Po kliknięciu w przycisk "Załącz umowę" poproszeni zostaniemy o wskazanie skanu umowy oraz wybranie osoby kontaktowej, wskaż tę osobę, z którą negocjowana była umowa.
Po załączeniu skanu umowy:
System będzie już wiedział, że jest podpisana umowa z tym Klientem.
Informacja o podpisaniu umowy zostanie przekazana do raportów
Wszyscy nowi kandydaci spływający do systemu będą weryfikowani pod kątem tego, czy w ich CV znajduje się firma tego klienta. Jeśli system wykryje firmę wyświetli ostrzeżenie. Jeśli w umowie jest zakaz pozyskiwania pracowników klienta, to zablokuje możliwość dodawania tego kandydata do projektu.
Możliwe będzie dodanie projektu rekrutacyjnego. Przy zakładaniu projektu rekrutacyjnego część informacji zostanie przeniesiona z formularza umowy do formularza zamówienia.
Uwaga: uaktywnienie Panelu Klienta będzie możliwe dopiero po utworzeniu projektu rekrutacyjnego.