W widoku firmy mamy możliwość dodawania, edycji oraz usuwania osób kontaktowych, czyli tych osób, które reprezentują firmę i z którymi nawiązujemy i prowadzimy kontakty. Wystarczy że raz dodasz osobę kontaktową a jej dane będzie można wykorzystać w różnych sytuacjach, bez konieczności ponownego wprowadzania tych danych (np. podczas dodawania nowych informacji o rozmowach z klientem czy podczas wystawiania protokołów faktur).

Po kliknięciu przycisku "Dodaj osobę kontaktową" pojawia się prosty formularz, w którym należy wskazać imię i nazwisko osoby kontaktowej oraz jeden z możliwych sposobów kontaktowania się z tą osobą, np. numer telefonu, adres e-mail, link do profilu Linkedin czy Facebook. Dodaliśmy możliwość nawiązywania kontaktów za pomocą sieci społecznościowych takich jak Linkedin czy Goldenline, ponieważ wiemy, jak często pojawiają się takie kontakty w branży rekrutacyjnej.

Warto oczywiście wskazać stanowisko danej osoby, aby inni użytkownicy systemu mogli szybko zorientować się kto jest kim w firmie.

Po wypełnieniu formularza klikamy zapisz.

W profilu firmy warto odnotowywać wszystkie istotne informacje dotyczące współpracy z firmą. Rozmowa przez telefon, spotkanie, wysłana oferta lub umowa, to tylko niektóre przykłady aktywności w zakresie sprzedaży i obsługi klienta, które warto w systemie odnotowywać. Korzyści są z tego różnorodne:

Dodawanie informacji o naszej współpracy z firmą dokonujemy za pomocą przycisku

"Dodaj kontakt", który widoczny jest w profilu firmy:

Po naciśnięciu przycisku pojawi się formularz:

W formularzu możemy wybrać osobę kontaktową, z którą nawiązaliśmy kontakt. Wyboru dokonujemy z listy już dodanych wcześniej osób kontaktowych, a zatem nie musisz ponownie wpisywać danych. Typ usługi wybieramy by określić jakiej usługi dotyczył nasz kontakt. Ta informacja może być wykorzystana później np. raportach. Kanał komunikacji to po prostu forma, w jakiej kontakt został nawiązany. Można tu wybrać takie kanały jak spotkanie, cold visit, czy np. Linkedin. Wybór kanału komunikacji jest bardzo ważny z punktu widzenia generowania raportów. Zazwyczaj znacznie więcej czasu zajmuje przeprowadzenie spotkania niż napisanie wiadomości e-mailowej lub na portalu Linkedin. Status rozmowy umożliwia oznaczenie na jakim etapie pozyskiwania firmy lub współpracy z firmą jesteśmy. Również bardzo ważna informacja z punktu widzenia generowania raportów. Notatka to miejsce na wpisanie istotnych ustaleń poczynionych w ramach kontaktu lub przekazanych informacji. Data notyfikacji umożliwia wybranie daty i godziny przesłania Ci przez Element notyfikacji systemowej, przypominającej o tym kontakcie. Jeśli chcesz zatem aby Element za dwa dni przypomniał Ci o dzisiejszej rozmowie z firmą, to użyj do tego właśnie Daty notyfikacji. Powiadomienie pojawi się w prawym górnym rogu ekranu:

Plik to naturalnie możliwość dodania pliku, np. umowy lub oferty.

Dodany kontakt pojawi się na samej górze historii kontaktów.

Dodawanie notatek służy do dodawania informacji, które nie dotyczą ustaleń poczynionych z firmą lub przekazanych firmie informacji. Notatki zatem stosujemy np. gdy nie udało nam się zadzwonić do osoby kontaktowej i rozmawialiśmy jedynie z recepcjonistką, lub też w ogóle z nikim nie rozmawialiśmy i chcemy zanotować sobie, że dzwoniliśmy jednakże do kontaktu nie doszło. Możemy też w ramach notatki zapisać sobie, że mamy do przygotowania ofertę i do tej notatki dodać przypomnienie. Formularz dodawania notatek jest prosty, nie ma tam osób kontaktowych, nie ma kanałów komunikacji. Ot zapisujemy sobie informacje istotną dla nas i ewentualnie dodajemy notyfikację.