Możesz połączyć Element z kontami e-mail i kalendarzami Office365 lub Google aby wygodniej i szybciej wysyłać komunikować się z kandydatami i innymi uczestnikami procesów rekrutacyjnych. Dzięki integracji z kalendarzami, możesz także wysyłać zaproszenia na spotkania a Element automatycznie wygeneruje link do wideo rozmowy Teams lub Meet.

Poniżej przedstawiam instrukcję podłączenia i korzystania z kalendarzy w Elemencie. Podłączenie konta e-mail przebiega w ten sam sposób.

Jeśli wolisz jednak obejrzeć film, w którym tłumaczę krok po kroku pracę za kalendarzami, to znajdziesz materiał wideo na koncu tego artykułu.

Aby podłączyć kalendarz przejdź do ustawień systemowych, a następnie do zakładki "Synchronizacja kalendarza" (w przypadku synchronizacji poczty e-mail wybierz opcję "Synchronizacja skrzynki")

Teraz kliknij niebieski przycisk SYNCHRONIZUJ i wybierz Google lub Office365, w zależności od tego, z jakiego kalendarza korzystasz.

W kolejnym kroku pojawi się pytanie o wybór konta przypisanego do kalendarza, który chcesz synchroznizować z Elementem.

Po wybraniu konta pojawić się może ostrzeżenie o tym, że aplikacja nie jest zweryfikowana przez Google. Zignoruj to ostrzeżenie ponieważ zamierzasz zsynchronizować kalendarz z Elementem, czyli aplikacją, którą już znasz i możesz jej zaufać. W tym celu kliknij w przycisk "Zaawansowane":

Następnie potwierdź swój wybór przyciskiem "Otwórz: elementapp.ai (niebezpieczene)"

W ostatnim już kroku pojawi się prośba o potwierdzenie, że chcesz aby Element uzyskał dostęp do kalendarza. Potwierdzamy wybór przyciskiem "Dalej"

Po kliknięciu przycisku dalej kalendarz zostanie połączony i zobaczysz ponownie Element.

Aby sprawdzić, że kalendarz został rzeczywiście połaczony, przejdź ponownie do ustawień systemowych i zakładki "Synchronizacja kalendarza". Zobaczysz tam adres email konta, które przypisane jest do Twojego kalendarza oraz informację o połączeniu. Po prawej stronie znajduje się też przycisk "Odłącz", za pomocą którego możesz zatrzymać synchronizację w dowolnym momencie.

Aby utworzyć wydarzenie, np. zaproszenie kandydata na spotkanie, wystarczy kliknąć w przycisk kalendarza dostęny w panelu bocznym lub w profilu kandydata:

Boczny panel w projekcie:

Profil kandydata:

Po kliknięciu przycisku pojawi się formularz tworzenia wydarzenia lub zadania. Tworzenie wydarzenia lub zadania w Elemencie wygląda podobnie do tworzenia wydarzenia i zadania w kalendarzach Microsoft i Google. Warto zwrócić uwagę na możliwość automatycznego dodania do wydarzenia linku do Google Meet lub Microsoft Teams (google jeśli korzystamy z kalendarza Google, Teams jeśli korzystamy z Office365) oraz dodawania przypomnień o spotkaniu w formie email lub sms;

Do wydarzenia lub zadania można dodać dowolne adresy email. Można zatem zaprosić na spotkanie rekrutacyjne zarówno kandydata jak i inne osoby.

Utworzenie wydarzenia i dodanie adresów email jego uczestników spowoduje automatyczne wysłanie przez system zaproszeń do wszystkich uczestników wydarzenia. Na osi czasu własnej lub kandydata, do którego zostało wysłane zaproszenie, zobaczysz m.in. kto potwierdził udział w wydarzeniu oraz link do wideo rozmowy (jeśli został dodany):

Wydarzenia będą oczywiście widoczne również w kalendarzu Twoim oraz wszystkich osób, które otrzymały zaproszenie. Zaakceptowane zmiany wydarzeń również będą automatycznie uaktualnione w Elemencie.

Wydarzenia i zadania pojawią się w kalendarzach Google i Office365 w kilkadziesiąt sekund po utworzeniu ich w systemie.

Zmiany wydarzeń i zadań wysyłają powiadomienia emailowe. Po zaakceptowaniu zmiany aktualizacja będzie widoczna w ELemencie.

Edycję wydarzeń w chwili obecnej można wykonać wyłącznie na osi czasu użytkownika (Timeline użytkownika). Przycisk edycji wydarzenia jest widoczny przy każdym zadaniu utworzonym przez Ciebie.

Jeśli wydarzenie zotało utworzone przez innego użytkownika, wówczas możesz zmienić to wydarzenie (np. zaproponować inny termin) tylko w swoim kalendarzu Office365 lub Google. Po zaakceptowaniu zmiana będzie widoczna również w Elemencie.