Konta zakłada się w Ustawienia → Użytkownicy. Ekran nazywa się Zarządzanie użytkownikami i widzi go wyłącznie administrator. Rekruter nie ma tej zakładki i nie dojdzie do niej adresem.
Ekran zarządzania użytkownikami
Nowe konto
Przycisk Dodaj użytkownika otwiera okno z sześcioma polami: imię, nazwisko, nazwa użytkownika, e-mail, rola i język interfejsu.
Nazwa użytkownika i e-mail muszą być niepowtarzalne w całym systemie. Jeśli któreś jest już zajęte, zobaczysz to przy polu, zanim zapiszesz.
Hasła nie ustawiasz
To najczęstsze pytanie i odpowiedź brzmi: nigdzie. Zakładając konto, nie podajesz hasła i nigdy go nie zobaczysz. System wysyła nowemu użytkownikowi e-mail z linkiem, pod którym ten ustawia hasło sam.
Praktyczne wnioski:
e-mail musi być poprawny od razu — literówka oznacza, że zaproszenie nigdzie nie dotrze,
nie przekazujesz haseł przez telefon ani czat, bo nie masz czego przekazać,
jeśli zaproszenie nie dotarło, sprawdź spam u odbiorcy, a potem zgłoś to nam.
Rola
Do wyboru są trzy: Administrator, Rekruter i Użytkownik zewnętrzny. Jedno konto ma dokładnie jedną rolę. Co która z nich może, opisuje artykuł o rolach.
Rolę zmienia się później w Edytuj użytkownika, tym samym oknem. Nie trzeba zakładać nowego konta, żeby awansować rekrutera na administratora.
Okno „Edytuj użytkownika” otwierasz ołówkiem przy koncie na liście.
Przełożony
Użytkownikom można ustawić przełożonego. Buduje to strukturę podległości, po której filtruje się raporty. Przełożonego usuniesz, wybierając Bez przełożonego w menu „Ustaw przełożonego”.
Przełożonego ustawiasz ikoną osób przy koncie („Ustaw przełożonego”) i wybierasz osobę z listy.
Tagi dostępu
Przy koncie jest osobna akcja Tagi dostępu. To ona decyduje, których projektów i kandydatów użytkownik w ogóle nie zobaczy. Działa zawężająco, nigdy poszerzająco: brak tagu w grupie ograniczającej odcina, a nie otwiera. Cały mechanizm opisuje artykuł o tagach dostępowych.
Akcja „Tagi dostępu” to ikona kłódki przy koncie.
Usuwanie konta
Przy usuwaniu trzeba wpisać słowo DELETE w pole potwierdzenia. Ta bariera jest celowa — konto znika razem ze swoim dostępem.
Zanim usuniesz, zastanów się, czy nie wystarczy odebrać dostępu do projektów. Historia działań w systemie jest podpisana nazwiskiem i lepiej, żeby autorzy notatek sprzed roku dali się nadal rozpoznać.
Kłopoty z logowaniem
Logować można się nazwą użytkownika albo e-mailem — obie drogi prowadzą do tego samego konta.
Wielkość liter w nazwie użytkownika ma znaczenie. Zakładaj konta z nazwami pisanymi małymi literami, bo „Jan.Kowalski" i „jan.kowalski" nie są dla systemu tym samym i konto założone wersją z wielkimi literami potrafi się nie zalogować.
Dziesięć nieudanych prób w kwadrans blokuje konto. Blokada mija sama; nie trzeba niczego resetować, trzeba poczekać.