Szablon to gotowa treść, którą wstawiasz jednym kliknięciem zamiast pisać od nowa. Znajdziesz je w Ustawienia → Szablony wiadomości.
Lista szablonów wiadomości
Zmienne
W treści możesz wstawiać dane, które system podmieni przy wysyłce — imię kandydata, nazwę stanowiska, link aplikacyjny. W edytorze wybierasz je z listy pod przyjazną nazwą.
Jedna różnica warta zapamiętania:
w wiadomości automatycznej zmienna, której nie da się wypełnić, zostaje po cichu usunięta z treści,
w wiadomości wysyłanej ręcznie taka zmienna zostaje widoczna, a system Cię o tym ostrzega.
Dlatego przed masową wysyłką warto spojrzeć na podgląd.
Kto widzi szablon
Przy zapisie wybierasz dostęp: tylko ja albo cała organizacja. Szablony firmowe warto nazywać tak, by było jasne, kiedy ich używać.
Szablon, który jest już w użyciu
Gdy edytujesz szablon podpięty do etapów projektów, u góry okna widzisz pasek Projekty: N · Oczekujące wysyłki: M. Po kliknięciu Zobacz szczegóły sprawdzisz, które projekty i szablony procesów z niego korzystają i ile zaplanowanych wiadomości czeka na wysyłkę.
Edycja szablonu z listą miejsc, w których jest używany
Przy zapisie system pyta, jak potraktować te miejsca:
Nadpisz wszędzie: zmiana trafia do projektów, szablonów procesów i zaplanowanych, jeszcze niewysłanych wiadomości.
Utwórz nowy szablon z kolejnym numerem: dotychczasowe miejsca zostają bez zmian, a Ty dostajesz kopię z nową treścią, na przykład „Zaproszenie na rozmowę (2)”.
Pytanie przy zapisie używanego szablonu
Druga opcja jest bezpieczniejsza, gdy nie masz pewności, kto jeszcze korzysta z szablonu.
Jeśli nie masz roli Administrator, w szczegółach widzisz tylko projekty i wysyłki, do których masz dostęp; pozostałe są policzone w wierszu Bez Twojego dostępu. Gdy szablon jest używany także tam, opcja Nadpisz wszędzie jest wyłączona: utwórz nowy szablon z kolejnym numerem albo poproś administratora o nadpisanie wszędzie.
Czego szablony nie potrafią
Szablon nie ma języka ani przypisania do projektu. Jeśli prowadzicie rekrutacje w kilku językach, potrzebujecie osobnego szablonu na każdy z nich i rozróżnienia ich nazwą — system nie podstawi wersji językowej automatycznie.
Szablony zaproszeń na spotkanie
To osobny rodzaj szablonu, opisany w artykule o spotkaniach. Wypełniają tytuł i opis wydarzenia w kalendarzu, a nie treść e-maila.