Dostęp do modułu CRM możliwy jest za pomocą adresu https://klient.elementapp.ai gdzie słowo klient zamieniamy na słowo zgodne z adresem Twojego systemu. Po przejściu do modułu CRM zobaczysz:

Ikonka budynku to przejście do wyszukiwarki firm.

Ikonka NEW to przejście do modułu rekrutacyjnego (ATS).

Moduł CRM jest tym miejscem, w którym zarządzamy firmami, dla których prowadzone są procesy rekrutacyjne. Wyszukiwanie firm odbywa się za pomocą szybkiej wyszukiwarki:

W oknie wyszukiwania możemy wpisać dowolny ciąg znaków. Wyszukiwarka wyświetli wszystkie firmy, w których występuje wpisany przez nas ciąg znaków. Wyszukiwać można również po nazwach miejscowości, a także po numerze NIP. Warto pamiętać, że w Polsce to właśnie numer NIP jest najbardziej pewnym sposobem odróżniania jednej firmy od drugiej. Szybka wyszukiwarka zaoszczędzi Twój czas związany z szukaniem firm i uzyskiwaniem o nich informacji.

Dodawanie firm

Pod wyszukiwarką znajdują się dwa przyciski służące do dodawania firm, polskich i zagranicznych.

Dodawanie polskich firm wymaga podania numeru NIP firmy. Sprawdź numer NIP firmy, najlepiej na stronie internetowej firmy lub w wyszukiwarce Krajowego Rejestru Sądowego (https://ekrs.ms.gov.pl/web/wyszukiwarka-krs). Odnaleziony NIP wpisz do pola o tym tytule. Po chwili zobaczysz, że z prawej strony ekranu Element wyświetli dane firmy pobrane z Głównego Urzędu Statystycznego. Element jest stale podłączony do rejestru GUS dzięki czemu wiesz, że wszystkie pobrane informacje o Twojej firmie są na pewno poprawne i nie ma w tych informacji żadnych literówek czy błędów. Jest to zatem dla Ciebie dużą oszczędność czasu - nie musisz sprawdzać czy masz poprawne dane, Element robi to za Ciebie. Nie musisz też przepisywać danych. Kliknij przycisk “przenieś dane z GUS do formularza” i załatwione!

Jeśli wpiszesz NIP firmy, która już istnieje w bazie firm, to system poinformuje Cię o tym odpowiednim ostrzeżeniem:

Ostrzeżenie informuje, że jeśli dodasz tę firmę, to zostanie ona powiązana w systemie z inną firmą, która już taki NIP posiada. Z prawej strony pojawi się jednocześnie lista firm istniejących w systemie, które mają już taki NIP. Ponadto wyświetlona zostanie informacja o lokalizacji tych firm oraz o ich opiekunach, o ile firmy te mają opiekunów w systemie. Jak widzisz Element sam zweryfikuje, czy firma, którą chcesz dodać już istnieje. Dzięki temu Ty nie musisz tego robić oraz baza firm zawsze będzie uporządkowana i nie będzie zawierać błędnych informacji. Wszystko po to, by oszczędzać Twój czas i chronić Cię przed pomyłkami.

Dodanie firmy o takim samym NIP jak istniejąca firma może być przydatne w wypadku, gdy chcemy traktować poszczególne oddziały tej samej firmy jako osobne firmy. Zazwyczaj jednak nie jest zalecane tworzenie zdublowanych firm a decyzja w tym zakresie powinna być zgodna z zasadami zarządzania firmami i klientami ustalonymi przez Twoich przełożonych.

Gdy dane z GUS zostały już skopiowane do formularza znajdującego się po lewej stronie, warto dodać jeszcze dodatkowe informacje, jak branża, strona internetowa, czy źródło informacji, czyli skąd dowiedzieliśmy się o firmie. Raz dodane tu informacje pozwolą w przyszłości na automatyczne generowanie różnych przydatnych raportów, ponownie po to, aby nie musiał robić tego ręcznie użytkownik systemu.

Po uzupełnieniu dodatkowych informacji klikamy przycisk Dodaj i na tym kończymy dodawanie firmy.

Kolejny artykuł w tej serii: Firmy - opiekun i dostęp