Formularz aplikacyjny to strona internetowa, za pomocą której kandydat aplikuje na określone stanowisko (projekt rekrutacyjny) utworzony w Elemencie. Kandydat dostaje się na formularz aplikacyjny albo klikając w przycisk "Aplikuj" na ogłoszeniu rekrutacyjny, albo otrzymując link aplikacyjny bezpośrednio do rekrutera.

Za pomocą formularza aplikacyjnego kandydat przekazuje swoje dane osobowe, swoje CV, udziela zgód RODO oraz udziela odpowiedzi na pytania zadane na formularzu, o ile zdecydujesz się dodać pytania do formularza.

Element posiada zaawansowane, ale jednocześnie bardzo intuicyjne narzędzie do tworzenia pytań aplikacyjnych na formularzu aplikacyjnym oraz do automatyzowania preselekcji kandydatów. Dzięki temu narzędziu:

Aby przygotować pytania i odpowiedzi w określonym procesie rekrutacyjnym, wejdź do odpowiedniego projektu i przejdź do trybu edycji, a następnie kliknij zakładkę "Formularz". Zobacz krótki film jak to zrobić:

Kreator pytań złożonych jest z kilku elementów. Omówimy je poniżej.

Po jego lewej stronie widzimy 8 rodzajów pytań, które możemy wykorzystać tworząc formularz pytań ewaluacyjnych:

Pod pytaniami dostępny jest schowek, w którym można przechowywać wcześniej utworzone pytania.

Pytania ze schowka możesz przeciągać na formularz. W ten sposób tworząc nowy proces rekrutacyjny nie musisz ponownie tworzyć tych samych pytań.

Bardzo ważną funkcją schowka na pytania aplikacyjne jest tworzenie filtrów, po których można filtrować kandydatów w projekcie rekrutacyjnym oraz w głównej bazie kandydatów. Pytanie, zapisane w schowku, automatycznie dodawane jest do listy filtrów, po których można dodawać kandydatów. Obecnie filtry będą tworzone na podstawie pytań:

Usunięcie pytania ze schowka powoduje zniknięcie tego pytania z listy filtrów.

Filtrowanie kandydatów po pytaniach opisane zostało w tym artykule.

Zwróć uwagę na flagę, którą oznaczyłem strzałką na poniższym zdjęciu. Flaga pokazuje jaką wersję językową formularza właśnie edytujesz. Jeśli nie widzisz na swoim formularzu flagi brytyjskiej, to możesz dodać ją plusikiem, który zobaczysz obok flagi polskiej. Możesz w dowolnym momencie przełączać się pomiędzy językami klikając wybraną flagę.

W tym filmie dowiesz się więcej o tym, jak działają tłumaczenia:

Domyślnie każdy formularz pytań aplikacyjnych posiada trzy pytania:

Aby zobaczyć treść pytania, należy rozwinąć je za pomocą trójkąta, znajdującego się po prawej stronie pytania:

Ważne. Możesz ustawić, czy email i telefon jest wymagany na formularzu. Podobne ustawienie jest dla CV.

Pod domyślnymi pytaniami znajduje się przycisk DODAJ SEKCJĘ. Sekcja to miejsce, do którego można dodawać nowe pytania.

Aby utworzyć nową sekcję należy kliknąć przycisk “DODAJ SEKCJĘ”. Po kliknięciu sekcja zostanie dodana. Możemy nadać jej nazwę i dodać opis sekcji, nie jest to jednak wymagane. Jeśli nie podasz nazwy sekcji to pojawi się ostrzeżenie, ale możesz je zignorować. Brak nazwy sekcji spowoduje, że formularz z pytaniami będzie miał nieco inny wygląd. Poeksperymentuj i sprawdź, jaki wygląd Ci odpowiada.

Poniżej widzimy utworzoną sekcję, której nadaliśmy nazwę "Pytania o doświadczenie zawodowe". Przycisk X zamyka edycję sekcji.

Formularz pytań tworzymy poprzez przyciąganie pytań do sekcji. Wystarczy złapać pytanie z lewej strony ekranu i upuścić je pod utworzoną sekcję.

Przykładowo przenieśmy pod sekcję pytanie zamknięte (TAK/NIE). Po przeniesieniu pytania i upuszczeniu go pod sekcję, pojawi się okno edycji tego pytania. W oknie edycji powinniśmy przede wszystkim wpisać treść pytania:

Pytanie możemy oznaczyć jako wymagające odpowiedzi, a przyciskiem z plusikiem dodać dodać pytanie do schowka. Pytania ze schowka będą mogłyby być wykorzystane w przyszłości przy tworzeniu kolejnych formularzy.

W przypadku pytań ocennych, oprócz nazwy pytania należy wskazać zakres ocen. Zakres może mieć maksymalnie 11 pozycji, od 0 do 10. Ocenę minimalną i maksymalną możemy dodatkowo opisać by ułatwić kandydatowi zrozumienie skali ocen.

Po zamknięciu edycji pytania kreator automatycznie utworzy odpowiedzi, spośród których kandydat wybierze stosowną ocenę:

Wróćmy do edycji pytania. W tym celu kliknij w pytanie.

Włączmy funkcję Automatyczna preselekcja, a następnie kliknijmy w przycisk SKONFIGURUJ:

W oknie konfiguracji możemy ustawić jaką liczbę punktów kandydat otrzyma za wybranie odpowiedzi, a także możemy wybrać odpowiedź, która odrzuca kandydata:

Gdy skończysz ustawiać punktację pamiętaj koniecznie kliknąć przycisk "POWRÓT DO EDYCJI" w przeciwnym wypadku punktacja nie zostanie zapisana.

Po kliknięciu POWRÓT DO EDYCJI widzimy ikonę informującą o sposobie skonfigurowania pytania:

Tak jak dodawanie nowych pytań wykonujemy metodą przeciągnij i upuść, tak i kolejność pytań modyfikujemy w ten sam sposób. Wystarczy złapać pytanie we wskazanym miejscu i przeciągnąć je tam, gdzie chcesz aby się znalazło:

Jeśli chcesz zobaczyć jak wygląda utworzony formularz, to zapisz go i następnie użyj linku aplikacyjnego do tego projektu:

System automatycznie obliczy sumę punktów zebranych przez kandydata, który aplikował za pomocą formularza aplikacyjnego z punktowanymi odpowiedziami. Dodatkowo system oznaczy kolorem czerwonym punktację tych kandydatów, którzy wybrali przynajmniej jedną odpowiedź odrzucającą:

Prezentując punktację kandydatów rekruter od razu wie, który którzy kandydaci udzielili najlepszych odpowiedzi i z którymi kandydatami warto skontaktować się w pierwszej kolejności. Dodatkowo w widoku "Kandydaci" można posortować wszystkich kandydatów według zdobytej punktacji:

Kandydat, który aplikował za pomocą formularza z punktacją i kandydat, który aplikował na formularz bez punktacji:

Kliknięcie na punktację i ikonkę formularza wyświetli formularz uzupełniony przez kandydata.

Pytanie "Osoba polecająca" pozwala uzyskać od kandydata informacje kto zarekomendował kandydatowi aplikowanie. To pytanie ma pewne dodatkowe funkcje i najlepiej przedstawić jego działanie w krótkim filmie:

Formularze aplikacyjne domyślnie nie są widoczne przez użytkowników zewnętrznych, takich jak hiring managerowie. Możesz jednak zdecydować, że ten rodzaj użytkowników ma mieć dostęp do formularzy. Jeśli podejmiesz taką decyzję, to daj nam znać, wprowadzimy odpowiednią zmianę do systemu.

Jeśli dodasz kandydata do projektu ręcznie, to kandydat ten nie posiada formularza uzupełnionego dla tego projektu ponieważ do tego projektu nie aplikował i nie uzupełnił formularza. W związku z powyższym, jeśli udostępnisz ten projekt użytkownikowi zewnętrznemu (np. hiring managerowi), który to użytkownik ma włączoną widoczność formularzy aplikacyjnych, to i tak w tym projekcie nie zobaczy formularza kandydata.

W powyższym przypadku możesz jednak zadecydować, że użytkownicy zewnętrzni w Twoim systemie powinni widzieć inne formularze z innych projektów rekrutacyjnych. Jeśli tak zdecydujesz, to daj nam znać (np. za pomocą czata systemowego), włączymy odpowiednią opcję w systemie. Po włączeniu tej opcji użytkownicy zewnętrzni zawsze będą widzieć wszystkie formularze aplikacyjne kandydatów ze wszystkich projektów.