Ten artykuł przeznaczony jest przede wszystkim dla administratorów i rekruterów. Zawiera wszystkie informacje niezbędne do prowadzenia projektów rekrutacyjnych.
Jeśli jesteś hiring managerem lub inną osobą, która posiada ograniczony dostęp do systemu, przeznaczony do przeglądania i opiniowania kandydatów, to zachęcamy do lektury osobnego artykułu, który przygotowany został specjalnie dla Ciebie:
WIDOK TABLICY
Jeśli Twoja tablica z etapami i kandydatami wygląda tak:
zamiast tak:
to spróbuj zwiększyć rozdzielczość ekranu monitora. Wysoka rozdzielczość ekranu pozwoli wyświetlić więcej elementów systemu, co podniesie komfort pracy. Gorąco polecam spróbować to rozwiązanie, o którym poinformował nas jeden z użytkowników 🙂
Jak zmienić rozdzielczość:
Windows 10
Windows 11
Komputery Mac
Nie każdy będzie miał możliwość zmiany rozdzielczości ekranu na wyższą, dlatego planujemy zmianę układu tablicy, aby dostosować ją do niższych rozdzielczości.
ŹRÓDŁA KANDYDATÓW
Kandydaci pojawiają się w projekcie rekrutacyjnym na trzy sposoby:
aplikując na ogłoszenia rekrutacyjne - instrukcja publikowania ogłoszeń rekrutacyjnych
ręczne dodanie do projektu kandydata znalezionego w systemie
aplikując poprzez linki aplikacyjne - instrukcja korzystania z linków aplikacyjnych
ręczne dodanie kandydata do systemu - instrukcja ręcznego dodawania kandydatów do systemu
DODAWANIE KANDYDATÓW DO PROJEKTU
Kandydaci aplikujący przez formularz aplikacyjny pojawiają się w projekcie automatycznie. Można jednak dodać do projektu kandydata ręcznie.
W celu dodania kandydata do projektów rekrutacyjnych ręcznie należy wyszukać tego kandydata w bazie kandydatów i następnie użyć przycisku dodawania do projektu:
Po kliknięciu przycisku Dodaj do projektu należy wybrać projekt i etap, do którego chcemy dodać kandydata:
Wpisanie gwiazdki * w wyszukiwarce powoduje wyświetlenie wszystkich projektów rekrutacyjnych.
ZARZĄDZANIE KANDYDATAMI W PROJEKCIE
Zarządzanie kandydatami w projektach rekrutacyjnych odbywa się w dwóch zakładkach dostępnych w projektach: REKRUTACJA i KANDYDACI
REKRUTACJA
Zakładka REKRUTACJA zawiera zestawienie kandydatów w formie tablicy "kanban", na której widać etapy procesu rekrutacyjnego i kandydatów na poszczególnych etapach.
Każdy etap procesu rekrutacyjnego może zawierać zarówno kandydatów aktywnych jak i odrzuconych. Liczba kandydatów aktywnych i odrzuconych na etapie jest widoczna pod nazwą etapu:
Możesz zobaczyć liczbę wszystkich kandydatów w projekcie, liczbę kandydatów aktywnych i odrzuconych, oraz wyświetlić kandydatów tylko aktywnych lub tylko odrzuconych:
Po najechaniu myszką na kartę kandydata dostępne są następujące informacje i akcje:
nazwa stanowiska i pracodawca - o ile informacje te widoczne są profilu kandydata
imię i nazwisko
ikonka gwiazdki, która służy do oceniania kandydata:
ikonka formularza, która pozwala wyświetlić formularz aplikacyjny uzupełniony przez kandydata
punktacja, o ile formularz aplikacyjny, który wypełnił kandydat, zawierał odpowiedzi punktowane
dodawanie notatek
wysyłanie wiadomości, o ile użytkownik włączył synchronizacje poczty elektronicznej
wyświetlenie CV kandydata
odrzucenie kandydata, z możliwością podania przyczyny odrzucenia
usunięcie kandydata z projektu
Ponadto na kartę kandydata można kliknąć. Po kliknięciu po prawej stronie ekranu pojawi się panel, na którym dostępne będą dodatkowe informacje i akcje:
dane kontaktowe
liczba wszystkich rekomendacji
wszystkie dodane w projekcie notatki wraz z informacją kto i kiedy dodał notatkę
wszystkie projekty rekrutacyjne, aktualne i archiwalne, w których kandydat bierze lub brał udział, wraz z informacją na jakim etapie znajduje się w danym projekcie
przycisk dodawania akcji
przycisk zmiany widoku
Przycisk akcji (pomarańczowy przycisk):
Uwaga - wysyłanie wiadomości email i dodawanie wydarzeń możliwe jest po skorzystaniu z synchronizacją z pocztą i kalendarzami. Wysyłanie wiadomości SMS jest możliwe zawsze. Więcej o wysyłaniu wiadomości SMS przeczytasz w artykule: http://help.elementapp.ai/pl/articles/5371316-wiadomosci-sms
Przycisk zmiany widoku (trzy pionowe kropki):
Przycisk Włącz kontekst projektu spowoduje, że wyświetlone zostaną wyłącznie notatki i działania dodane w projekcie rekrutacyjnym, w którym aktualnie się znajdujemy. Jeśli do kandydata dodano notatki lub działania w innych projektach, wówczas nie zobaczymy ich na panelu bocznym dopóki nie wyłączymy kontekstu projektu. Domyślnie kontekst projektu jest wyłączony i widzisz wszystkie notatki i działania ze wszystkich projektów.
Po kliknięciu w zakładkę DZIAŁANIA na bocznym panelu kandydata, zobaczymy listę wszystkich działań podjętych wobec kandydata, wraz z informacją o tym kto i kiedy wykonał określone działanie:
Zarówno zakładkę STATUS, DZIAŁANIA i CV można przewijać w dół, jeśli informacje nie mieszczą się na pierwszym ekranie.
Ostrzeżenia
Kandydat widoczny na tablicy może mieć wyświetlone dodatkowe ikonki ostrzegające o pewnych wyjątkowych sytuacjach.
Prawdopodobny duplikat.
Artykuł o tym, jak system rozpoznaje i obsługuje duplikaty: Duplikaty kandydatów
Brak zgody RODO
Brak CV
Kilka ostrzeżeń (trójkąt). Po kliknięciu trójkąta pojawia się lista ostrzeżeń
Ponowna aplikacja
Możliwy duplikat
O sposobie zarządzania ponownymi aplikacjami kandydata do tego samego procesu, przeczytasz w osobnym artykule Ponowna aplikacja kandydata do tego samego procesu
Przenoszenie kandydatów pomiędzy etapami rekrutacyjnymi
Zmiana etapów kandydata polega na przeciągnięciu kandydata z jednego etapu do drugiego. Kandydata można przenieść z dowolnego etapu do innego dowolnego etapu. Przeniesienie kandydata z etapu na etap spowoduje automatyczne odnotowanie nowego działania w historii działań kandydata oraz w raportach.
Zobacz krótki film prezentujący zarządzanie kandydatem w projekcie:
Zmiana etapu na etap z automatyczną wiadomością do kandydata. Jeśli etap procesu rekrutacyjnego zawiera akcję automatycznej wysyłki wiadomości, to przeniesienie kandydata na taki etap spowoduje wyświetlenie okna z prośbą o potwierdzenie wysłania wiadomości do kandydata:
POTWIERDŹ spowoduje, że kandydat otrzyma niezwłocznie wiadomość przygotowaną na etapie tworzenia projektu rekrutacyjnego. ZAMKNIJ spowoduje przeniesienie kandydata na etap bez wysłania wiadomości. X cofnie działanie, kandydat nie zostanie przeniesiony.
Odrzucanie kandydatów
Kandydata można odrzucić na dowolnym etapie procesu rekrutacyjnego. Odrzucenie wykonywane jest za pomocą przycisku odrzuć:
Po kliknięciu pojawi się miejsce na dodanie notatki z informację o powodzie odrzucenia. Notatka widoczna jest tylko dla użytkowników systemu:
Po odrzuceniu kandydata, jego karta zmienia kolor na szary, pojawia się powód odrzucenia (jeśli jest widoczny), pojawia się nowy przycisk do przywrócenia kandydata ze stanu odrzucenia, oraz pod nazwą etapu zmienia się liczba odrzuconych kandydatów na tym konkretnym etapie:
Każdy etap może mieć dowolną liczbę kandydatów aktywnych i odrzuconych. Filtrowanie widoku tablicy aby pokazać tylko aktywnych, tylko odrzuconych lub wszystkich kandydatów opisane jest powyżej.
Masowe odrzucanie i masowe wysyłanie wiadomości odrzucających
Możesz odrzucić wielu kandydatów jednocześnie i wszystkim wysłać automatyczną wiadomość odrzucającą, nawet jeśli kandydaci są na różnych etapach w tym samym projekcie.
Dodajemy do etapów automatyczną wiadomość typu "odrzucenie kandydata" z odpowiednią treścią. Tu instrukcja dodawania wiadomości automatycznych.
Upewniamy się, że na wszystkich etapach, na których mamy kandydatów do odrzucenia, wiadomość odrzucająca jest dodana.
Przechodzimy w projekcie do zakładki "KANDYDACI" i tam zaznaczamy wszystkich, których chcemy odrzucić.
Po prawej stronie wybieramy opcję odrzucenia kandydata:
System poprosi o potwierdzenie, że do kandydatów ma wysłać wiadomość odrzucającą. Jeśli kandydaci są na różnych etapach, to prośba o potwierdzenie pojawi się kilkukrotnie - osobno dla każdego etapu.
Kandydaci nie muszą być na tym samym etapie. Można w ten sposób odrzucać wielu kandydatów na wielu etapach jednocześnie. Ważne aby każdy etap miał dodaną wiadomość odrzucającą
Jeśli robisz to pierwszy raz, to możesz wypróbować tę metodę najpierw na mniejszej grupie kandydatów.
KANDYDACI
Widok kandydatów prezentuje wszystkich kandydatów z projektu rekrutacyjnego w formie tabeli przypominającej tabelę excel. Tabela oferuje następujące możliwości:
wyszukiwanie po treści CV i notatek
filtrowanie kandydatów po odpowiedziach na pytania aplikacyjne
sortowanie kandydatów po kolumnach tabeli, np. po dacie aplikacji kandydatów lub po punktacji uzyskanej na formularzu aplikacyjnym.
ponadto można zaznaczyć wielu kandydatów jednocześnie i dokonać na nich akcji. Na poniższym przykładzie widzimy przy imieniu kandydata możliwość zaznaczenia kandydatów. Po zaznaczeniu kandydatów, po prawej stronie ekranu pojawią się przyciski multi akcji (zaznaczone w kółku). Skorzystanie z tych akcji będzie miało zastosowanie do wszystkich zaznaczonych kandydatów.
Filtrowanie po odpowiedziach na pytania aplikacyjne
Jednym z dostępnych filtrów są pytania aplikacyjne. Każde pytanie dodane do schowka w kreatorze pytań aplikacyjnych tworzy filtr, po którym można filtrować kandydatów w projekcie i w głównej bazie kandydatów. Sposób dodawania pytań aplikacyjnych do schowka i tym samym sposób tworzenia filtrów opisany jest w tym artykule.
Aby filtrować kandydatów po pytaniach aplikacyjnych:
Wybierz filtr pytań aplikacyjnych.
Pojawi się nowe okno, w którym należy wpisać przynajmniej pierwszą literę pytania, po którym chcemy filtrować kandydatów. Oczywiście pytanie to musi być dodane do schowka z pytaniami (patrz artykuł podlinkowany wyżej).
Po wybraniu konkretnego pytania pojawi się kolejne okno, w którym należy wybrać odpowiedzi, po których system przefiltruje kandydatów.
Po wybraniu odpowiedzi kliknij przycisk Dodaj.
Pamiętaj, że możesz dodawać wiele filtrów jednocześnie!
DZIAŁANIA
Zakładka DZIAŁANIA przedstawia kompletną historię działań wykonanych w projekcie rekrutacyjnym w stosunku do wszystkich kandydatów w tym projekcie. Działania można przeszukiwać wpisując dowolne słowo, np. nazwisko kandydata. Działania można również filtrować, np. wyświetlając wszystkie notatki dodane do kandydatów w projekcie.
PLIKI
W zakładce pliki można dodawać dowolne pliki, które mogą być przydatne podczas prowadzenia procesu rekrutacyjnego, np. pytania do kandydatów.
UDOSTĘPNIANIE PROJEKTU I ETAPÓW
Projekt lub etapy projektu możesz w każdej chwili udostępnić rekruterom lub hiring mangarom (użytkownikom zewnętrznym). Możesz udostępnić cały projekt lub wybrane etapy projektu.
Zobacz krótki film, prezentujący sposób udostępniania projektów i etapów:
LINKI APLIKACYJNE i OGŁOSZENIA
Zostały omówione powyżej a także w osobnych artykułach:
RAPORT
W zakładce RAPORT prezentowane są wskaźniki dotyczące projektu rekrutacyjnego, takie jak konwersja kandydatów aplikujących do zatrudnionych, średnia liczba nowych kandydatów dzienna i tygodniowa, źródła kandydatów w projekcie i inne.
ZAMYKANIE / ARCHIWIZOWANIE PROJEKTU
Zakończony projekt rekrutacyjny można zarchiwizować w dwóch miejscach:
Lista projektów:
Tryb edycji konkretnego projektu:
Projekt zarchiwizowany znika z domyślnego widoku listy projektów oraz z domyślnego widoku raportów.
Ważne: Jeśli aktywowana jest automatyczna anonimizacja kandydatów, którzy wyrazili zgodę na przetwarzanie danych w konkretnym procesie rekrutacyjnym, to po zarchiwizowaniu projektu kandydaci zostaną usunięci niezwłocznie lub po wskazanej liczbie miesięcy.