Szablon zgód to gotowy zestaw klauzul, które kandydat zaznacza w formularzu aplikacyjnym. Przygotowuje go administrator w Ustawienia → Szablony RODO. Potem szablon wybiera się w projekcie, w ogólnych linkach aplikacyjnych albo w systemie poleceń, więc treść zgód pisze się raz, a nie osobno w każdej rekrutacji.
Lista szablonów zgód RODO
Nowy system ma zwykle dwa przykładowe szablony, „Proces rekrutacyjny” i „Przyszłe procesy”. Przeczytaj je i dopasuj treść do swojej firmy, najlepiej razem z osobą odpowiedzialną u Was za ochronę danych.
Nowy szablon
Kliknij Utwórz Szablon. Otworzy się okno „Nowy szablon zgód RODO” z trzema częściami:
Nazwa szablonu. Jest wymagana i widzą ją tylko użytkownicy systemu, na listach wyboru. Nazwij szablon tak, żeby było jasne, do jakich rekrutacji służy.
Wstęp. To nieobowiązkowy tekst, który kandydat zobaczy nad zgodami, na przykład informacja o administratorze danych.
Zgody. Okno otwiera się z jedną pustą zgodą. Kolejne dodajesz przyciskiem Dodaj. Gdy zgód jest więcej niż jedna, kolejność zmieniasz, przeciągając zgodę za uchwyt po lewej stronie. Czerwona ikona kosza usuwa pojedynczą zgodę.
Okno szablonu: nazwa, wstęp i zgody
Pola jednej zgody
Rodzaj, nazwa i treść są wymagane w każdej zgodzie.
Rodzaj zgody. „Zgoda na proces rekrutacyjny” dotyczy jednej rekrutacji. „Zgoda na przyszłe procesy rekrutacyjne” pozwala wracać do kandydata przy kolejnych. „Inny rodzaj zgody” służy do pozostałych oświadczeń, na przykład zgody marketingowej. Czas ważności dwóch pierwszych rodzajów ustawia się osobno, co opisuje artykuł Rodzaje zgód i ich ważność.
Nazwa zgody (niewidoczna dla kandydata). To robocza etykieta dla zespołu.
Treść zgody. To dokładne brzmienie klauzuli, które kandydat zobaczy przy polu do zaznaczenia.
Wymagaj udzielenia zgody przez kandydata. Bez zaznaczenia takiej zgody kandydat nie wyśle formularza.
Pozwala na kontakt z kandydatem. Wiadomości automatyczne o kończącej się zgodzie i o anonimizacji wychodzą tylko do kandydatów, którzy mają ważną zgodę z tym oznaczeniem.
Na koniec kliknij Zapisz.
Szablon domyślny
Pole Domyślny w nagłówku okna wskazuje szablon, który system sam wstawia do każdego nowo utworzonego projektu. Domyślny może być tylko jeden szablon: zaznaczenie pola w innym szablonie zdejmuje oznaczenie z poprzedniego. Na liście szablon domyślny ma zieloną etykietę „Domyślny”.
Jeśli żaden szablon nie jest domyślny, nowy projekt powstaje bez zgód, dopóki nie wybierzesz w nim szablonu ręcznie.
Gdzie używasz szablonu
W projekcie, na zakładce RODO w ustawieniach projektu, z listy „Szablon zgód RODO”. Opisuje to artykuł Zgody RODO w projekcie.
W ogólnych linkach aplikacyjnych i w systemie poleceń, w Ustawienia → Ustawienia RODO. Szablonu ze zgodą na proces rekrutacyjny nie da się zapisać dla ogólnego linku, więc przygotuj dla niego osobny szablon, bez tej zgody. Więcej w artykule Skąd kandydat bierze zgodę do zaznaczenia.
Zmiana szablonu nie zmienia projektów
Wybranie szablonu kopiuje jego zgody i wstęp do projektu albo do ustawień ogólnych linków. Gdy później poprawisz szablon, projekty, które już go użyły, zostają przy starej treści. Żeby nowa treść trafiła do trwającej rekrutacji albo do ogólnych linków, wybierz tam szablon jeszcze raz.
Kandydaci, którzy już zaznaczyli zgody, mają je zapisane w brzmieniu z chwili, gdy je zaznaczyli. Nie zmienia tego ani poprawka w szablonie, ani ponowne wybranie go w projekcie.
Edycja i usuwanie
Ołówek przy szablonie otwiera to samo okno z wypełnionymi polami. Ikona kosza usuwa szablon po potwierdzeniu. Projekty, które wcześniej wybrały usunięty szablon, zachowują swoje zgody, bo mają własną kopię.
Przed pierwszą rekrutacją
Przygotuj szablon dla rekrutacji na konkretne stanowiska i zaznacz go jako Domyślny.
Przygotuj osobny szablon bez zgody na proces rekrutacyjny i wybierz go dla ogólnych linków aplikacyjnych.
Ustaw okresy ważności zgód w ustawieniach RODO.