Ustawienia RODO odpowiadają na jedno pytanie: jak długo dane kandydata zostają w systemie, zanim zostaną usunięte. Konfiguruje je administrator w Ustawienia → RODO i obowiązują całą firmę.
Ustawienia RODO: cztery niezależne terminy
Cztery terminy, nie jeden
Ekran wygląda na krótki, ale kryje cztery niezależne od siebie liczby. Każda odpowiada na inne pytanie.
Czas obowiązywania zgody dla konkretnego projektu, w miesiącach — ile trwa zgoda na jedną rekrutację, licząc od zdarzenia opisanego niżej.
Czas obowiązywania zgody dla przyszłych procesów, w miesiącach — ile trwa zgoda pozwalająca wracać do kandydata przy kolejnych rekrutacjach. To ona decyduje o realnej trwałości Waszej bazy.
Termin anonimizacji od najnowszej aplikacji, w miesiącach — niezależny bezpiecznik liczony od ostatniej aktywności kandydata. Puste pole wyłącza ten termin, minimum to jeden miesiąc. Każda ponowna aplikacja przesuwa go do przodu.
Czas obowiązywania zgody projektowej po odrzuceniu, w dniach — jedyna wartość liczona w dniach, bo dotyczy krótkiego okresu po decyzji odmownej. Zostaw puste, jeśli odrzucenie nie ma skracać ważności zgody.
Wszystkie cztery pola znajdziesz w „Ustawienia RODO”, po rozwinięciu sekcji „Automatyczna anonimizacja kandydatów”.
Co uruchamia liczenie: to jest decyzja projektu
Tu jest najczęstsze nieporozumienie. Ustawienia firmowe mówią ile czasu, ale od czego ten czas się liczy, wybiera się osobno w każdej rekrutacji — w sekcji Wygaśnięcie zgody projektowej w zakładce RODO projektu. Do wyboru są zamknięcie projektu i odrzucenie kandydata, można zaznaczyć obie opcje naraz, ale nie można odznaczyć obu.
Te dwa ekrany zależą od siebie w jedną stronę: dopóki nie wpiszecie tutaj liczby dni po odrzuceniu, opcja „wygaśnięcie po odrzuceniu" w projektach pozostaje wyszarzona. Najpierw firma podaje termin, potem projekt decyduje, czy z niego korzysta.
Stąd też wniosek, który zaskakuje rekruterów: archiwizacja projektu nie jest czynnością porządkową. To zdarzenie, które w większości konfiguracji uruchamia zegar.
Które zgody wygasają
Termin ważności dotyczy zgody na konkretną rekrutację. Zgoda na przyszłe rekrutacje ma własny, zwykle dłuższy okres i nie reaguje na zamknięcie pojedynczego projektu.
Ustaw to przed pierwszą rekrutacją
Ustawienia działają na przyszłość. Zmiana okresu przechowywania nie przelicza wstecz tego, co już się wydarzyło, więc warto ustalić zasady, zanim wejdą pierwsi kandydaci.
Co dalej