Każdy projekt ma własną zakładkę RODO. Znajdziesz ją w Projekt → Ustawienia → RODO i odpowiada ona na dwa pytania: jakie zgody zaznacza kandydat w tej rekrutacji oraz od kiedy liczy się czas do jego anonimizacji.

Zakładka RODO w ustawieniach projektu

Na górze ekranu jest jedna lista: Szablon zgód RODO. Wybierasz gotowy zestaw zgód przygotowany dla całej firmy, a nie piszesz klauzul w projekcie. Dopóki nic nie wybierzesz, zobaczysz komunikat Projekt nie posiada zgód RODO — i to jest stan, w którym nie wolno puszczać formularza w świat.

Same szablony redaguje administrator w Ustawienia → Szablony RODO; z projektu prowadzi tam przycisk Ustawienia szablonów, ale widzi go tylko administrator. Rodzaje zgód i ich działanie opisuje osobny artykuł.

Zmiana dotyczy przyszłości. Kandydaci, którzy już zaznaczyli zgody, mają je zapisane w brzmieniu z momentu aplikacji — tak musi być, bo zgoda jest oświadczeniem złożonym w konkretnym czasie i pod konkretną treścią. Nowy szablon zobaczą osoby aplikujące od teraz.

Tu jest ustawienie, którego łatwo nie zauważyć, bo pojawia się warunkowo. Sekcja Wygaśnięcie zgody projektowej wyświetla się tylko wtedy, gdy wybrany szablon zawiera zgodę na tę rekrutację. Jeśli projekt zbiera wyłącznie zgodę na przyszłe procesy, nie ma czego ograniczać w czasie i sekcji nie będzie.

Gdy jest, decydujesz, co uruchamia odliczanie do wygaśnięcia zgody w tym konkretnym projekcie. Dwie niezależne opcje:

Można zaznaczyć obie naraz i wtedy liczy się to, co wydarzy się wcześniej. Nie można odznaczyć obu — system zablokuje zapis komunikatem „Zaznacz przynajmniej jedną opcję". Zgoda projektowa musi mieć jakiś koniec.

Jeśli Wygaśnięcie po odrzuceniu kandydata jest nieaktywne, brakuje wartości nadrzędnej: nikt nie ustawił, ile dni po odrzuceniu zgoda ma jeszcze obowiązywać. Pod polem pojawia się wtedy podpowiedź kierująca do Ustawień RODO, gdzie administrator wpisuje Czas obowiązywania zgody projektowej po odrzuceniu kandydata w dniach.

Kolejność jest więc taka: najpierw firma ustala liczbę dni raz dla wszystkich, potem każdy projekt decyduje, czy z tego mechanizmu korzysta. Dopóki liczby nie ma, opcja nie działa — i słusznie, bo „wygaśnie po odrzuceniu" bez podanego terminu nie znaczy nic.

Działa to też w drugą stronę: jeśli administrator skasuje tę liczbę w ustawieniach firmy, projekty, które miały zaznaczone odliczanie od odrzucenia, przestają je stosować. Ustawienie zostaje wyszarzone i nie jest wysyłane dalej.

Konkretną datę wygaśnięcia zgody zobaczysz na profilu kandydata w zakładce Zgody, w podpowiedzi kolumny RODO na liście oraz w filtrze zgód. Co się dzieje po tej dacie, opisuje artykuł o anonimizacji.