„Dlaczego w tym formularzu nie ma zgody na przyszłe rekrutacje?" to pytanie, które prawie zawsze ma tę samą odpowiedź: zgody ustawia się w trzech różnych miejscach, zależnie od tego, którędy kandydat wchodzi. Formularz nie ma własnych zgód — dziedziczy je po drodze wejścia.

Tak jest w większości przypadków: ogłoszenie, link z ogłoszenia, link do jednej rekrutacji. Zgody biorą się wtedy z szablonu wybranego w projekcie, czyli z Projekt → Ustawienia → RODO. Opisuje to artykuł o zgodach w projekcie.

Wniosek praktyczny: jeśli w ogłoszeniu są złe zgody, nie szukaj ich przy ogłoszeniu. Popraw szablon w projekcie, z którego to ogłoszenie wyszło.

To ogólny link aplikacyjny, spontaniczna aplikacja, formularz „zostaw nam CV" na stronie kariery. Nie ma projektu, więc nie ma z czego wziąć szablonu — zgody dla takich wejść ustawia administrator osobno, w Ustawienia → RODO, w sekcji Ogólne linki aplikacyjne.

Do ogólnego linku nie da się dodać zgody na konkretną rekrutację. Przy próbie zapisania takiego szablonu zobaczysz komunikat o tym wprost. Powód jest prosty: zgoda projektowa musi wskazywać projekt, a ogólny link z definicji żadnego nie wskazuje — nie byłoby wiadomo, na co kandydat się zgadza ani kiedy ta zgoda miałaby wygasnąć.

Dla takich wejść właściwa jest zgoda na przyszłe procesy rekrutacyjne. To ona sprawia, że wolno wrócić do tej osoby, gdy pojawi się pasujące stanowisko.

Osobna ścieżka i osobny zestaw zgód, też w Ustawienia → RODO, w sekcji Zgody RODO dla systemu poleceń. Dotyczy sytuacji, w której dane zostawia ktoś inny niż sam kandydat, więc i klauzula musi brzmieć inaczej.

Wtedy zgodę wybiera rekruter w oknie dodawania kandydata i jest to pole wymagane — nie da się dodać osoby do systemu, nie deklarując podstawy przetwarzania jej danych. Jeśli podstawy nie ma, wyślij prośbę o zgodę RODO: kandydat dostaje link do formularza i zaznacza zgody sam, co jest czystszą drogą niż zaznaczanie za niego.