W interfejsie działają dwa rodzaje zgód i różnią się tym, jak długo pozwalają trzymać dane.
Zgoda na tę rekrutację
Pozwala przetwarzać dane kandydata na potrzeby jednego procesu. Ma termin ważności, liczony według ustawień RODO.
Zgoda na przyszłe rekrutacje
Pozwala wrócić do kandydata przy kolejnych projektach. To ona sprawia, że baza kandydatów ma sens jako źródło — bez niej nie wolno odzywać się do osoby po zakończeniu procesu.
Gdzie widać stan zgody
na profilu kandydata, w zakładce Zgody,
na liście kandydatów, jeśli dodasz odpowiednią kolumnę,
w filtrze zgód, gdzie znajdziesz na przykład osoby z wygasającą zgodą.
Kolumnę „Rodo” włączysz w menu „Kolumny” nad listą kandydatów. Po najechaniu na kropkę zobaczysz stan zgody.
Skąd biorą się zgody
Najczęściej z formularza aplikacyjnego — kandydat zaznacza je, wysyłając aplikację. Przy ręcznym dodawaniu kandydata wybierasz zgodę sam i jest to pole wymagane. Treść zgód w formularzu pochodzi z szablonów zgód RODO.
Przypomnienie o wygasającej zgodzie
System potrafi wysłać kandydatowi wiadomość o zbliżającym się końcu ważności zgody. Uwaga: to wiadomość informacyjna — nie ma w niej przycisku przedłużającego zgodę jednym kliknięciem.
Taką wiadomość ustawisz w Ustawieniach, w sekcji „Automatyczne wiadomości”. Kliknij „Dodaj automatyczną wiadomość”, w polu „Wysłane gdy” wybierz „Kończąca się zgoda RODO” i wpisz „Ilość dni przed zakończeniem zgody”.
Gdy kandydat wyrazi zgodę ponownie, na przykład aplikując jeszcze raz albo odpowiadając na prośbę o zgodę, poprzednia data wygaśnięcia znika i ważność liczy się od nowa. W profilu widać wtedy jedną aktualną zgodę.