Przed rozpoczęciem pracy na systemie Element warto wykonać kilka czynności, które pozwolą łatwiej zarządzać procesami rekrutacyjnymi i bazą kandydatów. W tym celu użytkownik z rolą administratora powinien skorzystać z opcji dostępnych w panelu administracyjnym. Panel administracyjny dostępny po kliknięciu w zębatkę w lewym dolnym rogu ekranu:

Dodawanie, usuwanie i edycja użytkowników wykonywana jest w Panelu Administracyjnym w zakładce Użytkownicy

W systemie posiadamy trzy rodzaje użytkowników:

Administrator może w każdej chwili dodać lub usunąć użytkownika, albo zmodyfikować jego dane za pomocą odpowiednich przycisków:

Zmiana może dotyczyć wszystkich informacji, także loginu i adresu email użytkownika.

Jak widać na powyższym przykładzie, użytkowników można układać w strukturze hierarchicznej. Wykonuje się to za pomocą przycisku:

Działanie przycisku jest bardzo proste:

Jaki skutek ma ustawienie przełożonego dla użytkownika? Użytkownik przełożony widzi wszystkie projekty swojego podwładnego bez konieczności udostępniania tych projektów. Podwładny nie widzi projektów swojego przełożonego.

Ustawienia RODO znajdują się w dwóch miejscach w Panelu administracyjnym:

Szablony RODO pozwalają tworzyć zestawy zgód na przetwarzanie danych osobowych i innych zgód, które zobaczy kandydat podczas procesu aplikowania.

Możesz utworzyć nowy szablon, bądź edytować lub usunąć już istniejący:

Po kliknięciu "UTWÓRZ SZABLON" pojawi się formularz tworzenia nowego szablonu ze zgodami:

"Nazwa szablonu" pozwoli nam później zidentyfikować konkretny szablon z konkretnymi zgodami. Przydatne jeśli mamy więcej niż jeden szablon, np. jeden szablon dla jeden spółki, drugi dla drugiej, albo też jeden szablon dla rekrutacji w kraju X a drugi w kraju Y.

Pole "Rodzaj zgody" jest rozwijane i daje nam możliwość wyboru rodzaju pierwszej zgody. Mamy trzy rodzaje zgód: (1) Zgoda na proces rekrutacyjny, (2) Zgoda na przyszłe procesy rekrutacyjne, (3) Inny rodzaj zgody.

O ile pierwsze dwie zgody są oczywiste, o tyle Inny rodzaj zgody może być wykorzystana do stworzenia dowolnej zgody nie mieszczącej się w pierwszych dwóch kategoriach.

Pole "Nazwa zgody" pozwoli nam później łatwo odróżnić jedną zgodę od drugiej.

Pole "Treść zgody" jest oczywiste, tu umieszczamy wszystko to, co kandydat ma przeczytać przed zaznaczeniem zgody.

Na końcu zgody znajdują się dwie opcje: (1) Wymagaj udzielenia zgody przez kandydata, oraz (2) Pozwala na kontakt z kandydatem. Wymagane powinny być przede wszystkim zgody na proces rekrutacyjny. Opcja "Pozwala na kontakt z kandydatem" to informacja dla systemu, że do kandydata system może wysyłać automatyczne wiadomości. W większości wypadków również warto zaznaczyć tę opcję.

Po utworzeniu pierwszej zgody możemy dodać kolejną za pomocą przycisku "DODAJ", który znajduje się na dole formularza. W ten sposób dodamy drugą zgodę do szablonu. Po dodaniu drugiej zgody możemy dodać trzecią i tak dalej. Na końcu pracy zapisujemy szablon przyciskiem "ZAPISZ".

W Ustawienia RODO mamy możliwość wskazania po jakim terminie, liczonym w miesiącach, Element ma automatycznie usunąć dane osobowe kandydata (dokonać anonimizacji). Konfigurację automatycznej anonimizacji wykonuje się za pomocą uzupełnienia poniższych dwóch pól:

Pierwsze pole wskazuje termin, po którym Element automatycznie i bez prośby o potwierdzenie użytkownika, usunie z systemu dane osobowe kandydata, który wyraził zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych w konkretnym projekcie i projekt ten został zamknięty (status projektu "Zarchiwizowany"). Po zmianie statusu projektu na Zarchiwizowany rozpoczyna się bieg terminu określonego w tym polu. Jeśli termin wynosi 6 miesięcy, jak na powyższym przykładzie, to wszyscy kandydaci, którzy wyrazili zgodę wyłącznie na ten projekt, zostaną po 6 miesiącach, liczonych od dnia archiwizacji tego projektu, automatycznie zanonimizowani.

Ważne:

Drugie pole działa podobnie jak pierwsze. W miesiącach podajemy termin, po którym kandydat zostanie automatycznie zanonimizowany. W tym jednak przypadku termin liczony jest nie od archiwizacji projektu (nie ma tu przecież zgody na konkretny projekt), lecz od dnia udzielenia zgody na przyszłe procesy rekrutacyjne, czyli od dnia aplikowania za pomocą formularza, na którym kandydat taką zgodę zaznaczył.

Jeśli pole pozostanie puste lub będzie miało wartość 0 (zero), wówczas anonimizacja nie będzie włączona dla tych kandydatów. Dlaczego wartość 0 w tym przypadku nie włącza anonimizacji? Ponieważ oznaczałoby to, że kandydat musiałby być anonimizowany w tym samym dniu, w którym zaaplikował, co nie ma sensu.

Możesz włączyć automatyczne wysyłanie próśb do kandydatów o przedłużenie zgody RODO zanim system dokona automatycznej anonimizacji kandydata. Aby dowiedzieć się jak włączyć tę funkcję przejdź do części tego artykułu, która mówi o automatycznych wiadomościach lub po prostu kliknij tu

Przed rozpoczęciem pracy na systemie rekomendujemy utworzenie szablonów etapów rekrutacyjnych. Stosowanie szablonów etapów ma dwie bardzo ważne zalety. Po pierwsze skraca czas tworzenia procesów rekrutacyjnych, po drugie zapewnia porządek w zakresie raportowania. Dzięki szablonom unikniemy sytuacji, w której jeden projekt rekrutacyjny posiada etap "Nowi kandydaci" a drugi "Nowe CV". Rola tych etapów jest identyczna, ale odmienna nazwa zakłóci raportowanie. Dla porządku etapy, które pełnią tę samą funkcję, powinny nazywać się we wszystkich procesach rekrutacyjnych tak samo.

Zasada tworzenia szablonów etapów rekrutacji jest podobna do tworzenia szablonów zgód RODO. W Panelu administracyjnym należy wejść w "Etapy rekrutacji" i tam skorzystać z opcji "DODAJ PROCES", ewentualnie edycji lub usunięcia istniejących szablonów:

Tworzenie lub edycja etapów w szablonach przebiega w sposób następujący. Po kliknięciu "DODAJ PROCES" pojawi się formularz tworzenia etapów.

"Nazwa procesu" pozwoli użytkownikom rozróżnić jeden szablon od drugiego. Nazwa powinna sugerować użytkownikom z jakiego szablonu powinni skorzystać. Jeśli mamy tylko jeden szablon, to możemy nazwać go np. "Standardowy szablon", a jeżeli mamy osobne etapy dla procesów na stanowiska np. produkcyjne i osobne na stanowiska administracyjne, to jeden szablon możemy nazwać "Stanowiska produkcyjne" a drugi "Stanowiska administracyjne".

Pod nazwą procesu widoczne jest miejsce na utworzenie pierwszego etapu (lub już istniejący etap jeśli edytujemy stworzony wcześniej szablon). Każdy etap ma miejsce na wpisanie swojej nazwy (np. Nowi kandydaci, Rozmowa telefoniczna, Zatrudnienie itp). Oprócz nazwy mamy jeszcze 4 opcje, które możemy zaznaczyć dla danego etapu. Opcje te omówimy poniżej.

Aplikacja - zaznaczenie tej opcji oznacza, że to właśnie na tym etapie będą pojawiały się nowe CV aplikujących kandydatów. Każdy proces rekrutacyjny i każdy szablon powinien mieć jeden etap zaznaczony jako Aplikacja.

Zatrudnienie - kandydaci, którzy zostaną przeniesieni do tego etapu, będą uznani za kandydatów zatrudnionych, co będzie miało swoje odzwierciedlenie w raportach. Tak jak w przypadku Aplikacji, każdy proces rekrutacyjny i każdy szablon powinien mieć jeden etap oznaczony jako Zatrudnienie.

Nieraportowany - jeśli pojawi się potrzeba stworzenia etapu, który nie ma być uwzględniany w raportach, to należy ten etap zaznaczyć opcją Nieraportowany. Jest to przydatna możliwość w takich wypadkach, jak np. tworzenie etapów do przechowywania kandydatów, którzy jeszcze nie wyrazili zgody na udział w procesie, ale ich profil odpowiada wymaganiom procesu, bądź też w przypadku tworzenia etapów pojawiających się po zatrudnieniu kandydata, np. onboarding, ewaluacja po okresie próbnym itp. Działania na etapach nieraportowanych nie będą zakłócały wskaźników opisujących procesy rekrutacyjne.

Wymaga powodu odrzucenia - oznacza to, że odrzucenie kandydata na tym etapie będzie wymagało uzupełnienia notatki z informacją o powodach odrzucenia kandydata.

W tym miejscu warto podkreślić, że w systemie Element nie ma potrzeby tworzenia osobnych etapów na kandydatów odrzuconych. Każdy etap, który utworzymy, zawsze będzie miał miejsce zarówno dla kandydatów aktywnych i kandydatów odrzuconych. Poniżej przykład prezentujący trzy etapy. Kandydaci oznaczeni kolorem szarym, to kandydaci odrzuceni. Kolor biały to kandydaci aktywni. U góry każdego etapu widzimy liczbę kandydatów aktywnych i odrzuconych na poszczególnych etapach.

Wracając do tworzenia szablonów należy omówić jeszcze przycisk DODAJ AKCJĘ. Dodanie akcji pozwala utworzyć wiadomość e-mailową, która zostanie wysłana przez Element do kandydata, którego przeniesiemy na etap, do którego akcja została dodana. Najpierw przedstawimy jak dodać akcję, a potem pokażemy jak to działa w praktyce. Przycisk DODAJ AKCJĘ:

Po kliknięciu przycisku pojawi się formularz tworzenia akcji:

Pierwsze pole wyboru to Rodzaj akcji. Wybieramy tam opcję "Wyślij wiadomość'.

W polu Typ akcji wybieramy, czy akcja ma być wykonana (wiadomość wysłana) po przeniesieniu kandydata na ten etap, czy po odrzuceniu kandydata na tym etapie.

W kolejnych polach możemy dodać innych adresatów w polach DW lub UDW, np. hiring managerów aby wiedzieli, że pojawił się nowy kandydat na udostępnionym im etapom.

W tym miejscu można zaznaczyć, aby wiadomość automatycznie została wysyłana (w UDW) do osób, które mają dostęp do tego etapu (np. hiring managerom):

Jeśli dodaliśmy pierwszy etap, to kolejny dodamy przyciskiem DODAJ ETAP:

O czym warto pamiętać przy korzystaniu z szablonów etapów:

Uaktualnienie do nowego szablonu nie powiedzie się, jeśli w projekcie są już kandydaci. W takim wypadku można np. ręcznie dodać brakujący etap lub zmienić nazwę istniejącego etapu, na którym znajdują się kandydaci. Usunięcie etapu w istniejącym projekcie możliwe jest tylko wówczas, gdy nie ma żadnych kandydatów na tym etapie.

W tym filmie pokazuję, w jaki sposób tworzyć automatyczne powiadomienia email dla hiring managerów lub innych osób, o tym, że na etapie pojawił się nowy kandydat:

https://www.loom.com/share/91c01d5d174443ebb5862c2a746c0420?sid=1dc2a764-8b4b-48fa-a052-429aac865daf

Akcje na etapach służą do automatyzowania wysyłki wiadomości w związku ze zmianą etapu kandydata lub w związku z jego odrzuceniem.

Od powyższej zasady istnieje wyjątek: jeśli dodamy akcję wysyłki wiadomości typu "Zmiana pozycji kandydata" na etapie "Aplikacja", wówczas wszyscy kandydaci, którzy aplikują do tego procesu rekrutacyjnego, automatycznie otrzymają właśnie tę wiadomość jako podziękowanie za złożenie aplikacji, zamiast ogólnego podziękowania za aplikację, które ustawia się dla całego systemu w sekcji Automatyczne wiadomości, którą opisuję poniżej.

Automatyczne wiadomości pozwalają skorzystać z trzech rodzajów automatycznych wiadomości e-mail wysyłanych do kandydatów. Automatyczne wiadomości e-mailowe wysyłane są z systemu i nie wymagają podłączenia do skrzynki pocztowej użytkownika.

Kliknij w "Automatyczne wiadomości" by przejść do ich ustawień:

Do dyspozycji mamy trzy rodzaje automatycznych wiadomości:

Kliknij przycisk DODAJ AUTOMAYTCZNĄ WIADOMOŚĆ i wybierz rodzaj wiadomości, którą chcesz utworzyć:

Automatyczna wiadomość Podziękowanie za aplikację zostanie wysłana automatycznie do każdej osoby, która skorzysta z dowolnego formularza aplikacyjnego. Oznacza to, że wiadomość zostanie wysłana automatycznie do kandydatów aplikujących na dowolny proces rekrutacyjny. Nie ma zatem potrzeby tworzenia więcej niż jednej wiadomości Podziękowanie za aplikację.

Ważne: jeśli utworzysz więcej niż jedną wiadomość Podziękowanie za aplikację, to każdy aplikujący kandydat otrzyma wszystkie takie wiadomości.

Dla każdego projektu rekrutacyjnego można utworzyć osobne podziękowanie za aplikację. Robi się to jednak nie w ustawieniach systemu, lecz w konfiguracji konkretnego procesu rekrutacyjnego lub w konfiguracji szablonów procesów. Omówiłem to powyżej więc jeśli chcesz zobaczyć instrukcję, możesz przewinąć ekran w górę lub po prostu kliknąć tu.

Ta wiadomość zostanie wysłana automatycznie do każdego kandydata, którego dane zostaną w systemie anonimizowane. Wiadomość zostanie wysłana zarówno gdy anonimizacja zostanie wykonana ręcznie, jak i automatycznie.

Ta wiadomość zostanie wysłana automatycznie do każdego kandydata, któremu kończy się okres ważności zgody RODO. Służy do zwrócenia się z prośbą do kandydata o przedłużenie zgody RODO.

Ważne - wiadomość będzie wysłana wyłącznie wtedy, gdy w ustawieniach RODO (ustawienia RODO omówiliśmy powyżej), skorzystaliśmy z funkcji Czas trwania i anonimizacja ponieważ tam ustawia się okres ważności zgód RODO

.

W formularzu wiadomości Kończąca się zgoda RODO znajduje się pole Ilość dni przez zakończeniem zgody. Jeśli wpiszemy w tym polu wartość 14 (jak na poniższym przykładzie) to 14 dni przed automatyczną anonimizacją danych kandydata Element wyślę tu przygotowaną wiadomość.

Powyżej widoczny jest przykład wiadomości z prośbą o przedłużenie zgody RODO. W wiadomości wskazany jest link do ogólnego linku aplikacyjnego, który pozwoli kandydatowi uzupełnić swoje dane i zaznaczyć odpowiednią zgodę. Taki kandydat nie pojawi się w żadnym projekcie, natomiast w jego profilu pojawi się nowa zgoda RODO.

Wzór ogólnego linku aplikacyjnego jest następujący:

https://DOMENA.elementapp.ai/application/v2

gdzie człon "DOMENA" należy zamienić na nazwę firmy z adresu, za pomocą którego logujesz się do Elementu.

Ważne - jeśli korzystasz z ogólnego formularza aplikacyjnego to w zdecydowanej większości wypadków należy w tym formularzy wyświetlić odpowiednie zgody RODO. W tym wypadku jednak nie zastosujemy standardowej zgody na udział w procesie rekrutacyjnym, ponieważ ogólny formularz nie dotyczy żadnego procesu rekrutacyjnego. Należy zatem zastosować zgodę na przyszłe procesy rekrutacyjne.

Ustawienie zgody dla ogólnego formularza aplikacyjnego dokonujemy w opcji Ustawienia RODO -> Zgody RODO w ogólnych linkach aplikacyjnych

Oto przykładowy proces utworzenia szablonu zgody na obecne i przyszłe procesy rekrutacyjne i następnie użycie tego szablonu w ogólnych formularzach aplikacyjnych:

Dodatkowo zwracamy uwagę na parametr #Imię kandydata widoczny w wiadomości. Parametr ten pozwala personalizować wiadomości do kandydatów. Element automatycznie zamieni ten parametr na imię kandydata. Do dyspozycji mamy następujące parametry:

#Imię kandydata

#Nazwisko kandydata

#Data aplikacji

#Nazwa projektu

Korzystanie z parametrów jest bardzo proste:

Jeśli posiadasz konto e-maile lub kalendarz w serwisie Gmail lub Office365, to możesz podłączyć to konto do Elementu.

Dzięki podłączeniu swojego konta e-mail możesz korzystać z nowych funkcji, takich jak:

Sposób podłączenia skrzynki e-mail lub kalendarzy do systemu znajdziesz w tym artykule.

Uwaga: dwóch lub więcej użytkowników może użyć tej samej skrzynki e-mailowej do synchronizacji.

Konfigurator pól projektowych ułatwia zarządzanie projektami rekrutacyjnymi i innym, które tworzą użytkownicy systemu. Dzięki konfiguratorowi pól projektowych możesz:

Poniższy film prezentuje wszystkie korzyści, które dostarcza funkcja konfiguratora pól projektowych, a także przedstawia krok po kroku, jak te pola dodawać. Film trwa 9 minut.