Automatyzacja wiadomości email
Element pozwala automatyzować komunikację emailową. Do wysyłania automatycznych wiadomości email nie jest wymagane podłączenie skrzynki emailowej użytkownika.
Automatyczne wiadomości email wysyłane są ze skrzynki systemowej, z adresu w formacie klient@elementapp.ai (zamiast klient jest nazwa Twojej firmy).
W polu adresowym jednej wiadomości może być maksymalnie 500 adresów.
W przypadku wiadomości automatycznych wysyłanych jako akcje wywołane przez użytkownika (np. wiadomości związane z akcją zmiany etapu lub odrzuceniem kandydata) adresem Replay-to jest, jest adres email użytkownika, który tę akcję wywołał. Innymi słowy kandydat, który otrzyma wiadomość i kliknie "reply to", to odpowie użytkownikowi systemu Element, który tę akcję wykonał.
Rodzaje wiadomości email, które mogą być automatyzowane
Element pozwala na automatyzację przekazywania wiadomości kandydatom i innym osobom. W tym artykule dowiesz się jak przygotować i wysyłać następujące wiadomości:
podziękowanie za aplikacje
wiadomość związana ze zmianą etapu kandydata
wiadomość związana z odrzuceniem kandydata
Podziękowanie za aplikację
Element umożliwia utworzenie automatycznej wiadomości, która zostanie wysłana do każdego kandydata, który zaaplikuje za pomocą formularza aplikacyjnego na dowolny proces rekrutacyjny. Wiadomość tworzymy w panelu administracyjnym, w sekcji Automatyczne wiadomości.
Najpierw wchodzimy do panelu administracyjnego (1), następnie do sekcji automatyczne wiadomości (2), a następnie używamy przycisku dodaj automatyczną wiadomość (3):
Po kliknięciu przycisku pojawi się nowe okno, gdzie w pierwszej kolejności należy kliknąć w pole Wysłane gdy (1) i z rozwijanej listy wybrać Podziękowanie za aplikację (2). Następnie wpisać temat wiadomości, którą otrzymają kandydaci (3) oraz jej treść (4). Pamiętaj, że możesz spersonalizować wiadomość stosując w treści wiadomości symbol "#" (5). Dzięki personalizacji każdy kandydat otrzyma inną, spersonalizowaną wiadomość.
Zobacz przykładową treść wiadomości z zastosowaniem personalizacji:
Po zapisaniu wiadomość jest już aktywna i wysyłana do kandydatów.
Wiadomość wysyłana jest przez system automatycznie i proces ten nie wymaga synchronizacji z Twoją pocztą służbową.
Uwaga - można utworzyć wiadomość z podziękowanie za aplikację kandydata, która będzie wysyłana tylko w konkretnym procesie rekrutacyjnym, zamiast powyższej, ogólnej wiadomości. Informacje, jak to zrobić, znajdziesz poniżej.
Wiadomość automatyczna przy zmianie etapu kandydata i przy odrzuceniu kandydata
Automatyczne wiadomości można dodawać do poszczególnych etapów procesów rekrutacyjnych. Wiadomość automatyczna dodana do etapu może być wysyłana w dwóch przypadkach:
zmiana etapu kandydata
odrzucenie kandydata
Można na przykład spowodować, by przeniesienie kandydata z etapu na etap wysłało automatycznie wiadomość do tego kandydata i jednocześnie do hiring managera. Podobnie można spowodować, by po odrzuceniu kandydata na etapie system wysłał wiadomość do kandydata lub/i do hiring managera.
Wiadomości wysyłane na etapach nie wymagają integracji z pocztą służbową ponieważ wysyłane są przez system. Można zatem korzystać z tych wiadomości nawet wtedy, jeśli nie korzystamy z synchronizacji z pocztą.
Gdzie można tworzyć wiadomości automatyczne na etapach?
Wiadomości automatyczne na etapach można tworzyć zarówno w szablonach etapów w ustawieniach systemowych, jak i w ustawieniach konkretnego projektu.
W obu przypadkach wchodzimy do konfiguracji konkretnego etapu i korzystamy z przycisku DODAJ AKCJĘ
Po kliknięciu przycisku pojawi się formularz tworzenia akcji:
Pierwsze pole wyboru to Rodzaj akcji. Wybieramy tam opcję "Wyślij wiadomość'.
W polu Typ akcji wybieramy, czy akcja ma być wykonana (wiadomość wysłana) po przeniesieniu kandydata na ten etap, czy po odrzuceniu kandydata na tym etapie.
W kolejnych polach możemy dodać innych adresatów w polach DW lub UDW, np. hiring managerów aby wiedzieli, że pojawił się nowy kandydat na udostępnionym im etapom.
W tym miejscu można zaznaczyć, aby wiadomość automatycznie została wysyłana (w UDW) do osób, które mają dostęp do tego etapu (np. hiring managerom):
Opóźnianie wysyłki wiadomości na etapach
Jeśli chcesz, możesz opóźnić wysłanie wiadomości do kandydata. Może to być przydatne na przykład wtedy, gdy kandydat właśnie zaaplikował a Ty od razu go odrzucasz. Kandydat może różnie zinterpretować wiadomość z informacją o odrzuceniu jego aplikacji, jeśli otrzyma ją kilka minut po zaaplikowaniu.
Zobacz, w jaki sposób możesz korzystać z opóźniania wiadomości:
https://www.loom.com/share/040d182cec014a68a1427f3a0a34cbb9?sid=cee402f4-cc41-47e7-8915-f9366aa8b4e9
Akcje na etapach - wiadomości dla hiring managerów i innych niż kandydaci uczestników procesu
W tym filmie pokazuję, w jaki sposób tworzyć automatyczne powiadomienia email dla hiring managerów lub innych osób, o tym, że na etapie pojawił się nowy kandydat:
https://www.loom.com/share/91c01d5d174443ebb5862c2a746c0420?sid=1dc2a764-8b4b-48fa-a052-429aac865daf
Akcje na etapach - wiadomość "zmiana pozycji" na etapie Aplikacja
Akcje na etapach służą do automatyzowania wysyłki wiadomości w związku ze zmianą etapu kandydata lub w związku z jego odrzuceniem.
Od powyższej zasady istnieje wyjątek: jeśli dodamy akcję wysyłki wiadomości typu "Zmiana pozycji kandydata" na etapie "Aplikacja", wówczas wszyscy kandydaci, którzy aplikują do tego procesu rekrutacyjnego, automatycznie otrzymają właśnie tę wiadomość jako podziękowanie za złożenie aplikacji, zamiast ogólnego podziękowania za aplikację, które ustawia się dla całego systemu w sekcji Automatyczne wiadomości, którą opisuję poniżej.