Jeśli prowadzisz co kwartał tę samą rekrutację albo szukasz pięciu osób na to samo stanowisko w pięciu miastach, nie buduj procesu od zera. Zduplikuj projekt, który już działa.
Gdzie to jest
Na liście projektów, w kolumnie akcji po prawej stronie wiersza. Ikona ma podpowiedź Duplikuj projekt. Nie ma tego przycisku w samym projekcie — duplikat robi się z listy.
Ikony akcji pojawiają się po najechaniu na wiersz.
Nazwa
System proponuje nazwę oryginału z dopiskiem (kopia). Zmień ją od razu, zanim klikniesz dalej — w Elemencie nazwa projektu jest tym, po czym ludzie go szukają, a trzy „(kopia)" na liście to gwarantowane pomyłki.
Okno duplikatu: cztery przełączniki włączone, trzy wyłączone
Co skopiować
Siedem przełączników. Cztery są domyślnie włączone, trzy wyłączone — i ten podział nie jest przypadkowy.
Włączone domyślnie, bo to jest szkielet procesu:
Automatyczne wiadomości w etapach — cała automatyka, którą ustawiłeś na etapach.
Opis stanowiska — treść, którą widzi kandydat.
Formularz aplikacyjny + zgody RODO — razem, jednym przełącznikiem. To ważne: formularz i zgody idą w parze, bo formularz bez zgód nie ma prawa zbierać danych.
Pola własne projektu — wartości Waszych pól i tagów.
Wyłączone domyślnie, bo dotyczą ludzi, nie konfiguracji:
Udostępnienia / uczestnicy — kto ma dostęp do projektu. Zastanów się, zanim włączysz: nowa rekrutacja nierzadko ma innego hiring managera niż poprzednia.
Ogłoszenia — kopie ogłoszeń. Pamiętaj, że skopiowane ogłoszenie i tak trzeba opublikować osobno.
Kandydaci aktywni — patrz niżej, to jedyny przełącznik, który przenosi dane osobowe.
Kandydaci: co dokładnie się dzieje
Włączenie tego przełącznika kopiuje kandydatów aktywnych — czyli bez odrzuconych — na ich bieżących etapach. Oznacza to trzy rzeczy, o których warto wiedzieć zawczasu:
bez historii — w nowym projekcie oś działań kandydata zaczyna się od zera, więc notatek i przebiegu z oryginału tam nie będzie,
bez wysyłki e-maili — przeniesienie kandydata na etap zwykle uruchamia akcje etapu; przy duplikacie nie uruchamia. Nikt nie dostanie wiadomości „zapraszamy na rozmowę" drugi raz,
oryginał zostaje nietknięty — kandydat jest teraz w dwóch projektach naraz, co jest normalne i widoczne na jego profilu.
Kiedy przycisk nie zadziała
Jeśli zobaczysz komunikat o braku uprawnień do duplikowania tego projektu, to znaczy, że masz do niego dostęp jako uczestnik, ale nie masz prawa tworzyć z niego nowych rekrutacji. Poproś administratora.
Czego duplikat nie załatwi
Duplikat kopiuje projekt, nie ustawienia firmy. Szablony etapów, szablony wiadomości i ustawienia RODO są wspólne dla całego systemu, więc nie ma czego duplikować — działają tak samo w każdym projekcie.